Společnost Summit Trade v posledních letech prošla digitální transformací z lokálního na mezinárodní informační systém zaměřený na automatizaci, ucelené řešení a nákladově efektivní růst. Přečtěte si rozhovor s manažerkou projektu Barborou Vrublovou o tom, jak k digitalizaci firma Summit Trade přistoupila, jaké výhody jí přinesla a co by poradila firmám, které o změně či zavedení nového podnikového systému uvažují.
O Summit Trade
Summit Trade je velkoobchodní dodavatel outdoorového a sportovního vybavení značek Ortovox, Mountain Equipment, Black Crows, Climbing Technology, Fritschi, TSL, Tenaya, Kohla a E9. Zboží nakupuje přímo od výrobců a dodává jej maloobchodním řetězcům i koncovým zákazníkům prostřednictvím vlastního e-shopu.
Rostli jsme, starý systém nám přestal stačit a chtěli jsme mít kvalitnější data pro rozhodování.
Co vás přimělo firmu digitalizovat?
Od počátku existence naší společnosti jsme využívali účetní systém Pohoda, který nám v té době postačoval. Postupně jsme ale rostli, z B2B se rozšířili i do B2C segmentu, nabírali nové dodavatele i odběratele a stále více se potýkali se specifiky odvětví outdoorového vybavení. Mnohé se nám sice dařilo různě obcházet a řešit, ale občas jsme už byli zahlceni různými samostatnými excelovými tabulkami.
Také jsme chtěli firmu modernizovat, rychleji a precizněji zpracovávat objednávky a celkově mít lepší kontrolu nad skladem. A došli jsme i k tomu, že nám chyběl i nástroj typu business inteligence.
Zkrátka firma nám rostla, potřeby mít lepší přehled i kontrolu se prohlubovaly a my si jednoho krásného dne řekli, že oslovíme potenciální dodavatele nového systému.
U NAVERTICA je zákazník vždy na prvním místě. Neměnili bychom je, ani Business Central.
A při hledání, koho oslovit, jste narazili na NAVERTICA?
Ano. S nadsázkou se dá říct, že Přemysl Pernica (Account Manager) a Jakub Linhart (Solution Architect) nás přesvědčili na první schůzce. NAVERTICA nám od počátku přišla jako solidní a profesionální partner. A to se i potvrdilo. Kdykoliv jsme narazili na nějaký problém, tak u NAVERTICA bylo vidět, že zákazník je vždy na prvním místě.
Měli jsme samozřejmě i schůzky s konkurencí, ale v porovnání s nimi nám NAVERTICA opravdu přišla na špičkové úrovni. Dnes mohu říct, že bych neměnila ani vás ani řešení od Microsoft.
Takže o podnikovém systému Microsoft Dynamics 365 Business Central jste se dozvěděli až na schůzce?
Ano, a to řešení nás hned zaujalo. Používá jej i náš hlavní dodavatel Ortovox a ptají se po něm i další partneři. Pro firmu naší velikosti to byl ale poměrně drahý software, takže jsme váhali. Zjistili jsme však, že na něj můžeme získat dotaci a v tu chvíli bylo rozhodnuto.
Business Central je světové ERP na špičkové úrovni, umožní nám expanzi, otvírat nové pobočky nebo si do něj integrovat další firmu. Je to prostě řešení, které poroste s námi.
Kdykoliv se objevil na naší straně problém nebo stížnost, account manažer i ostatní pracovníci to proaktivně řešili.
Přejdeme k implementaci Business Centralu, jak to z vašeho pohledu probíhalo?
Pánové Pernica i Linhart mají obrovský přehled a neuvěřitelnou trpělivost. Kdykoliv se objevil problém nebo stížnost z naší strany, vždy jsme situaci vyřešili dohodou. Přemysl Pernica byl jako account manager neustále k dispozici a ke všemu se stavěl čelem.
Jakub Linhart je zase skutečný profesionál, který se dokáže naplno vcítit do fungování firmy a navrhnout řešení tak, aby dávalo co největší smysl. Pod jeho vedením udělal velký odborný pokrok i konzultant Zdeněk Klimeš – z nováčka v projektu se rychle vypracoval v samostatného odborníka, který dnes zvládá konzultantskou roli s přehledem.
Jakub nás zároveň často usměrňoval, abychom neinvestovali zbytečně moc do zákaznických úprav. Přesto nám ale projekt nakonec trochu „nabobtnal“ právě kvůli nim.
Co vám Business Central a nové procesy přinesly? Co vnímáte jako největší přínos?
Jednoznačně sklad. Ten se zlepšil zásadně – příjem i výdej zboží je teď mnohem rychlejší a přesnější. Dříve jsme občas poslali chybnou objednávku nebo nezachytili problém při příjmu.
Dnes je celý proces zautomatizovaný, probíhá dvojitá kontrola a chybovost se snížila zhruba o 40 %. To pro nás znamená úsporu nižších stovek tisíc ročně i velkého množství času.
Když se ozve zákazník, že v balíku něco chybí, dokážeme přesně doložit, jak to ve skutečnosti bylo – podle dat ze čteček nebo z váhy zásilky. Dokonce jsme už jednou takto odhalili, že ke krádeži zboží došlo u odběratele ve skladu.
A co další přínosy? Dokážete vyjmenovat pár, které pociťujete v každodenním fungování?
Velmi se nám osvědčil i systém prodejních objednávek, které si nyní žijí trochu vlastním životem. Pokud objednávka obsahuje vše potřebné, projde celým procesem od objednání až po odeslání aniž bychom museli cokoliv řešit.
Zasahujeme jen tehdy, když nastane problém – třeba chybí zboží na skladě. Dříve jsme objednávky posouvali dál ručně, což znamenalo spoustu práce a chyb. Na skladech odvedl spoustu skvělé práce konzultant Radek Pjajčík, který nám pomáhal nasadit i řešení Navertica Warehouse Mobile.
Velký posun přinesla i nová správa ceníků. Máme oddělené nákupní a prodejní ceníky, můžeme plánovat jejich platnost a pracovat dvousezónně. Jakub Linhart nám navrhl chytrý systém štítků i konfigurátor cen a slev. Například po skončení sezóny se zboží automaticky označí jako outlet, což nám šetří spoustu času.
Oceňujeme i to, že můžeme jednoduše kopírovat data – třeba pomocí klasického CTRL+C a CTRL+V. U menších objemů to stačí, u větších už používáme pokročilejší metody.
Nově také kontrolujeme nákupní objednávky, zda odpovídají tomu, co jsme si s dodavateli domluvili. Odhalili jsme tak víc chyb, než jsme si kdy dokázali představit.
A nakonec PIM (Product Information Mangement) – nástroj pro správu produktových dat. Díky němu máme všechny informace o produktech přehledně na jednom místě, včetně kategorií, variant a vlastností. I to nám výrazně zjednodušilo práci.
Největší výzva? Určitě účetnictví, ale dnes tu práci zvládá pouze jedna účetní – a lépe.
Je něco, s čím jste při implementaci bojovali?
Největší výzvou pro nás bylo účetnictví. Tam nám ale výrazně pomohla paní Vávrová z NAVERTICA – má neuvěřitelný přehled a znalosti, spoustu věcí ví doslova z hlavy. Přesto jsme měli se zaváděním nových postupů potíže.
Nakonec k nám ale jako účetní nastoupila nová kolegyně, která si Business Central rychle oblíbila a neustále hledá způsoby, jak procesy dělat efektivněji, vidí souvislosti a dává celé agendě pevnou strukturu. Upřímně, jsme až překvapeni, že dříve jsme měli dvě účetní, a dnes to zvládá jedna – a lépe.
Co plánujete do budoucna?
Chceme zavést EDI komunikaci – tedy automatizovanou výměnu dat s dodavateli a odběrateli. Posune nás to zase o kus dál v automatizaci a umožní lépe sledovat data a provádět analýzy, které jsou pro naše rozhodování klíčové.
Dalším bodem je oblast nákupu, kde už nám chybí jen pár posledních krůčků, abychom byli stoprocentně spokojeni.
Připravte i lidi uvnitř firmy, každý je součástí změny.
Je něco, co byste při pohledu zpět udělali jinak?
Určitě bychom se víc přizpůsobili samotnému systému a nesnažili se ho obcházet různými kličkami, jen abychom dosáhli výsledku, na který jsme byli zvyklí. Měli jsme spíš nechat software, ať nás vede, a věnovat víc času tomu, že si ho důkladně projdeme.
Jakub Linhart nám vše trpělivě vysvětlil a ukázal, ale protože jsme s takovým projektem ani systémem neměli předchozí zkušenost, některé úpravy jsme si zbytečně komplikovali. Dnes vidím, že bychom mohli od řady věcí upustit a tím získat prostor na důležitější oblasti – třeba nákup.
To je vlastně i jediná nevýhoda, kterou dnes vnímáme. Časté aktualizace a upgrady ze strany Microsoftu nám trochu komplikují život. Tím, že máme hodně zákaznických úprav, jsou pro nás tyto aktualizace náročnější. Vše si sice testujeme předem a snažíme se odhalit možné zádrhely, ale běžný provoz se naplno nasimulovat nedá. Možná by nám tehdy pomohlo, kdyby nás Jakub Linhart ještě více přibrzdil.
Co byste doporučila firmám, které se do digitalizace nebo změny podnikového systému chtějí pustit?
Firmy často digitalizaci odkládají, dokud je k ní nedonutí okolnosti. A pak zjistí, že na to nemají čas. Přitom právě ten čas je klíčový – udělejte si rezervu, ať můžete systém nastavit opravdu pořádně. Připravte i lidi uvnitř firmy. Každý je součástí změny. Nám třeba velmi pomohlo, když jsme si sedli se skladníky a nechali si vysvětlit, co potřebují pro to, aby jim práce šla lépe od ruky.
Vyberte si zkušené kolegy, kteří firmu dobře znají – ti vám dají nejlepší zpětnou vazbu a často přijdou i s nápadem, jak proces vylepšit.
Zároveň si na začátku jasně určete priority a naslouchejte implementačnímu partnerovi. Dobře si rozmyslete, které zákaznické úpravy skutečně potřebujete. Je snadné nechat se unést představou, že všechno jde přizpůsobit. My jsme si to také mysleli – dokud jsme neviděli, jak výkonné je už samotné základní řešení Business Central a co nás dodatečné úpravy stojí.
Je to spousta práce i peněz, ale výsledek za to opravdu stojí.
Zajímá vás, jak bychom mohli zefektivnit i vaše procesy?
Ozvěte se nám na sales@navertica.com.
Autorka
Anna Michalčáková
Marketing Specialist