Navertica Facility Management

Výkonný nástroj pro správu vlastních nemovitostí

Modul je určen pro firmy, které potřebují výkonný nástroj pro správu vlastních nemovitostí. Součástí řešení je pasportizace a vlastní správa nemovitostí, správa nájemních smluv v případě pronájmu prostor a energetický management.

Modul umožňuje rozúčtování nákladů na tepelnou energii na vytápění a nákladů na poskytování teplé užitkové vody mezi nájemce v souladu s Vyhláškou 372/2001 Sb. Modul umožňuje rozúčtování dalších služeb poskytovaných nájemcům nad rámec rozúčtování energií, které je ošetřeno Vyhláškou 372/2001 Sb. Tyto služby mohou zahrnovat osvětlení společných prostor, provoz výtahu nebo správu budovy.

Přínosy

  • Víme, kolik nás stojí každá budova, patro, místnost
  • Víme, jaký máme kde majetek
  • Nehledáme faktury, dodací listy
  • Máme vždy k dispozici správnou verzi nájemní smlouvy
  • Máme včas signály o problémech zákazníků
  • Jsme okamžitě upozorněni na abnormální trendy

Pasportizace a správa nemovitostí

Základním stavebním kamenem správy nemovitostí je evidence prostor. V té je možné se pohybovat v přehledném stromovém zobrazení. Evidence prostor zahrnuje následující data:

Definice podřízenosti a nadřízenosti v hierarchii budova – podlaží – místnost

  • Popis budov a prostor
  • Prostorové parametry místnosti
  • Informace o sítích
  • Parametry využití energie a vody
  • Preventivní kontroly, rekonstrukce a opravy
  • Informace o zákazníkovi (nájemci) v případě pronájmu

Pro administraci a správu zařízení, která se nachází v jednotlivých místnostech, existuje možnost přiřazení zařízení k místnosti:

  • Vazba na kartotéku dlouhodobého majetku v Microsoft Dynamics NAV
  • Možnost přiřazení zařízení na místnost pouhým přetažením myší
  • Přehledné zobrazení zařízení ve stromovém přehledu
  • Z kartotéky majetku snadné dohledání umístění

Správa nájemních smluv

Evidence pronájmů doplňuje pasportizaci prostor o vazbu objektů k jejich nájemcům a příslušným smlouvám o pronájmu. Součástí řešení nájemních vztahů v Microsoft Dynamics NAV jsou:

  • Kartotéka vytvořených smluv s definicí cen a kalendářů, které slouží jako podklad pro fakturaci
  • Katalog služeb – definice prodávaných služeb (např. plocha, energie, ostraha)
  • Definice cen služeb pro fakturaci paušálních částek, záloh a fakturaci dle skutečné spotřeby energií
  • Definice kalendářů pro fakturaci včetně šablon kalendářů
  • Dávkové generování faktur stiskem jednoho tlačítka
  • Připravené texty s variabilními proměnnými k použití na fakturách (variabilní proměnné jsou například číslo smlouvy nebo fakturované období)
  • Integrace do standardního účetnictví v Microsoft Dynamics NAV
  • Sledování výnosů na střediska a jednotlivé služby
  • Komplexní historie nájemních smluv, fakturovaných cen a dokladů

Evidence měřidel a energetický management

Evidence měřidel je v systému zachycena ve stromovém přehledu, kde je jasně a přehledně zobrazena jejich hierarchie pro jednotlivá média (voda, elektřina, teplo). Pro měřidla je možné mimo jiné definovat jejich typ, údaje o měřidle, korekční koeficienty a pevné odečty. Odečty měřidel slouží jako podklad pro rozpočítání nákladů na střediska a pro fakturaci nájemcům. Samozřejmostí je historie odečtů a možnost vyhodnocování spotřeby.

Rozúčtování nákladů

Modul umožňuje rozúčtování nákladů na služby poskytované nájemcům. Rozúčtování nákladů na tepelnou energii na vytápění a nákladů na poskytování teplé užitkové vody je prováděno v souladu s Vyhláškou 372/2001 Sb. Pro rozúčtování nákladů je k dispozici intuitivní průvodce, ve kterém uživatel zadá všechny potřebné údaje. Systém umožňuje provádět rozúčtování nákladů dle následujících kritérií: podlahová plocha; započitatelná podlahová plocha; osobodny; byty; spotřeba.

Nad rámec zákonných požadavků stanovených vyhláškou je možné provádět rozúčtování dalších služeb poskytovaných nájemcům s možností nastavení rozúčtování dle uvedených kritérií. Může se jednat například o osvětlení společných prostor, provoz výtahů, úklid nebo správu budovy. Při zpracování rozúčtování usnadňují uživateli práci zabudované kontroly, které minimalizují možnost vzniku chyby. Tyto kontroly zahrnují například test zadaných odečtů měřidel, test návaznosti smluv a test rozdílu podlahové plochy/započitatelné podlahové plochy. Výstupem rozúčtování nákladů je přehledný formulář vyúčtování, který je zasílaný nájemníkovi.

V případě, že rozúčtování spotřeby tepla a vody provádí externí společnost na základě odečtu indikátorů umístěných na otopných tělesech, je k dispozici nástroj pro import rozúčtovaných nákladů ze souboru dodaného touto společností.

Typy měřidel:

  • Reálná měřidla
  • Měřidla s pevně definovanou spotřebou (pro prostory, kde je předem známá spotřeba)
  • Dopočítaná měřidla (pro prostory, které nejsou osazené měřidlem)
  • Virtuální (kalkulovaná) měřidla

Proč Navertica Facility Management?

  • Jeden systém
  • Jedna databáze
  • On-line propojení s nákupem, prodejem a účetnictvím
  • On-line managerské reporty

Možnosti rozšíření modulu Navertica Facility Management

Správce údržby

  • Definice postupů údržby a potřebných zdrojů
  • Definice standardních a havarijních plánů údržby
  • Plánování zakázek údržby
  • Sledování spouštěcích podmínek pravidelné údržby
  • Řízení zdrojů pro údržbu (zásobování, vytížení, vyhodnocování)

Správce měřícího a přístrojového vybavení

  • Správa měřidel a přístrojového vybavení
  • Plány kontrol a údržby, kalibrační postupy
  • Automatické monitorování termínů
  • Hromadné objednávky externí údržby
  • Historie kontrol, údržby a kalibrací
  • Řízení podmínek použití

Správce školení a kvalifikace zaměstnanců

  • Správa lidských zdrojů
  • Správa pracovních zařazení
  • Správa kvalifikačních stupňů
  • Správa kurzů a školení, kartotéka pomůcek
  • Správa certifikací
  • BOZP a PO

Rozúčtování nákladů a výnosů

  • Rozúčtování přijatých nebo vydaných dokladů
  • Definované šablony rozúčtování
  • Automatická aplikace použitých šablon během účtování
  • Položky účtování jsou součástí navigace příslušného dokladu

Výchozí obrazovka pro práci s pasportizací: