Datové schránky, díky prostoru věnovanému jim médii, se staly téměř fenoménem dnešní doby. Kdo nemá datovou schránku, jako by nebyl.
Datová schránka je ve své podstatě velmi podobná e-mailu, jenom s tím rozdílem, že komunikace touto formou je považována za oficiální, tedy rovnocennou listinné podobě dokumentů, ať už se jedná o podávání vyplněných formulářů na úřadech nebo soudní obsílku.
Pokud jste si mysleli, že prostým zřízením datové schránky máte vyhráno, tak Vás musíme zklamat, a to z několika důvodů:
- Pro doručování zpráv prostřednictvím datové schránky platí, že po deseti dnech po doručení se považuje za doručenou, jako tomu je u klasických obálek s doručenkou. To znamená, že pokud se do schránky nikdo nepodívá, může firma přijít například o možnost odvolání proti rozhodnutí úřadu nebo soudu, protože na zprávu nezareaguje v příslušné lhůtě.
- Datové zprávy ve schránce se nearchivují. Pokud si tedy nějakou zprávu chcete uchovat na později, musíte si ji vytisknout a nechat ověřit na CzechPointu, nebo uložit v jiném systému. To ovšem každý neví.
- Přihlašovací údaje ke schránce dostávají statutární orgány firem. Často však právě tito jednatelé a předsedové patří mezi uživatele méně zkušené v práci s počítačem, nebo na to prostě „nemají čas“. Znamená to buď svěřit tyto velmi citlivé a snadno zneužitelné údaje některému zaměstnanci – nebo pořídit systém, který bude schránku kontrolovat za ně. Při svěření údajů další osobě dochází k výraznému zvýšení rizika zneužití, které může v extrémním případě skončit až krachem firmy – komunikace s úřady je považována za oficiální, což se v případě získání hesla nepovolanou osobou může velmi rychle vymstít.
- Datové schránky mají velmi omezenou velikost, kterou můžete vyčerpat několika málo zprávami (záleží na tom, jaký soubor jste někomu poslali nebo od něj dostali).
Dnes nabízí řešení výše uvedených bolestí velké množství firem. Velmi málo z nich ovšem používá Sharepoint, prostředí, které obsáhne velké množství různých firemních agend (více na http://www.navertica.com/produkty/Stranky/WSS.aspx), takže pokud si nějaké jednoduché, na první pohled levné řešení pořídíte, máte další systém navíc – a o ten se musí někdo starat. V řešení od Navertica budou datové schránky integrované do našich NaverticaPoint modulů, takže budete moci spojit datové schránky s evidencí písemností, pokročilým řízením dokumentace, archivací dokumentů, ale třeba i řízením neshod či úkoly uživatelů. Nastavení potřebných přístupových práv je samozřejmostí. Nikdo se nebude muset učit další systém, vše zastřešuje prostředí Sharepointu.
Pokud hledáte takové řešení, nevíte si rady anebo Vás „jen“ zaujala platforma Sharepoint a rádi byste se o ní dozvěděli více od našich pracovníků zkušených z mnoha implementací, kontaktuje Marka Hlaváče na marek.hlavac@navertica.com.